邮政企业报刊欠费形成原因与规范管理

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论文摘要

  近年来,随着邮政企业不断地扩大经营规模,用户欠费也逐年递增,其中报刊欠费增长在邮务类大局尤为突出。以某地市局为例,2012年报刊统版欠费达2204万元,比2011年的1575万元同比增长39.94%。而这还仅仅是录入报刊统版系统的合规记欠用户欠费,此外还有183.41万的欠费属于违规记欠的事实欠费,因无法录入统版系统,而不得不挂在营业欠费科目上,虚增了大笔的营业欠费。

  一、报刊欠费相关规定简介

  根据报刊欠费的相关管理规定,符合记欠范围的只有党报党刊,符合记欠条件的业务对象是财政拨款单位(包括党政机关、事业单位、学校、图书馆等集团订户)。个人订户、非财政拨款事业单位不允许欠费收订;企业单位原则上不允许欠费收订(省级、市级大客户及其分支机构因特殊原因除外)。仍以该地市局为例,2012年的违规记欠客户中,有相当大部分是中小客户,这部分欠费占报刊总欠费的7.68%。

  按规定,财政拨款单位的收订款,原则上回款期应控制在大收订结束后的六个月内(即收订发生年次年的上半年),省级、市级大客户及其分支机构的收订款则必须控制在大收订结束后的在三个月内。违规记欠发生的欠费挂在营业欠费上,造成巨额的营收款项滞留在营业的假象,而按照营收资金管理办法,营业收取的营业款必须“日清日缴”,巨额的营业欠款长期挂账,又对营收资金管理产生负面影响。

  二、报刊欠费形成原因分析

  正常记欠形成欠费:主要是财政拨款单位及省市级大客户的党报党刊正常收订欠费。

  违规记欠形成欠费:主要是企业为完成流转额等考核指标,不惜违规记欠收订造成的。究其根源,与邮政企业考核机制有密不可分的关系。

  企业过分追求规模,或在规模与效益的双重指标上无法取得平衡。

  上级部门对下级单位下达的任务目标主要有流转额、全额收入及收支差几项指标,其中前两项时考核规模,最后一项才考核效益。不仅如此,专业奖考核方案也侧重奖励规模指标的完成。

  以某省邮政局2013年9月发布的《关于做好2014年度报刊大收订工作的通知》为例,考核指标分为经营指标(流转额)与质量指标(欠费率及退订)两大类。重在奖励经营指标的完成,对于资金回笼率达不到规定的地市局,仅取消10%的奖励金。这就促使业务部门不惜以虚增报刊欠费为代价,在大收订期间虚列收订额,以套取巨额专业奖,次年为求资金回笼率考核达标,再进行大笔的退订,代价仅仅是10%的奖励。

  流转额任务分为零售流转额与订阅流转额,业务部门为完成某一阶段的流转额任务,经常将零售流转额转为收订流转额,或将收订流转额转为零售流转额,这样零售、订阅随意互转,操作一有不当,管理上就容易脱节,造成零售业务与订阅业务重复列收,同时虚增欠费。

  报刊欠费管理不规范,核销不及时。明明收入户上有多笔款项,业务部门未及明确认、核销,造成财务账上欠费虚增,只得列作其他应付款等未知款项。

  业务部门错误核销欠费,原本在业务系统记欠的合规欠费一旦被核销,就无法再重新转回,后面只得转列到营业欠款,造成违规欠费虚增。

  三、对报刊欠费的规范与管理

  针对目前日益严重的报刊欠费问题,邮政企业也开始予以高度重视,先后出台了加强对报刊欠费进行规范管理的措施,比如规定欠费标准及退订率标准等。以某省为例,对2014年的大收订欠费总量要求控制在大收订流转额(剔除优惠后)13%的范围内;2014年底前大收订和当年补续订退订率要求低于2%。在资金运营方面更为严厉的措施是,将欠费考核与资金额度直接挂钩,超期欠费直接扣减该局资金额度。某些欠费大局只能靠向上级机构借款来维持日常开支,额外的借款利息加重了成本负担,收支差进一步减少,效益考核指标完成欠佳,员工薪酬缩水,积极性受到挫伤,陷入恶性循环。

  笔者以为,以上措施只能治标,不能治本。要从根源上遏止违规记欠的情况,必须从考核机制入手,改变重规模、轻效益的奖励机制,不要一味追求所谓规模效益,一味盲目扩张带来的必然是资金链的断裂,生产经营无以为继。

  要从上到下建立起以奖励效益为主的考核机制,纠正企业重规模轻效益的思想;把欠费的管理和控制作为一项重点指标考核,加大资金回笼率指标在绩效考核中的比分占比;明确营销人员的追款责任,建立完善的欠费追款负责制;加强业财沟通,简化业务部门回款确认流程,尽快尽量查清每笔未知款项;建立欠费核销操作规范,避免错误核销情况发生;规范报刊收入列账,在业务层面禁止零售与订阅随意互转;建立健全客户信用体系及信用评估制度,对不同等级的客户给予不同的记欠额度,将违规记欠纳入规范管理;为激励客户早日回款,可根据回款时间的不同给予一定的优惠。

  只有改变现行考核机制,打破违规记欠的低风险、高回报状态,才能从根源上杜绝违规记欠的情况发生,从而使资金周转回归良性循环,企业才能甩掉包袱,进入健康经营状态。

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