时间管理概述与方法研究

所属栏目:人力资源管理论文 论文作者:/
原标题:时间管理中的信息化手段

论文摘要
 
  一、时间管理概述
  
  所谓时间管理,是为提高时间的利用率和有效性,而对时间进行的合理计划与控制、有效安排与运用的管理过程。自 20 世纪 50 年代以来,时间管理得到了人们的广泛研究、运用和推广,发展至今,人们对时间管理的认识经历了四个阶段的变化。
  
  第一代时间管理以便条、活动任务清单、备忘录等方式对时间进行管理。这种方式的优点是强调对时间的管理应该面面俱到,防止挂一漏万。它的缺点是缺乏优先性,只是简单地对进入人的意识状态的事务以及感到明显需要做的事做出反应,事务与个体的终极价值观和生活目的之间并无关联。
  
  第二代时间管理是利用日历和约会安排记录等工具未雨绸缪地面对未来。这种管理方式的优点是,对时间有更多的控制,而非仅仅随波逐流,缺点是仍然无法确认事务的轻重缓急。
  
  第三代时间管理的特征,是利用重要性和紧迫性等价值性判断来筛选事务并安排次序。这种管理方法具有明确的目标,其优点是将事件分解成长期、中期和短期分别处理,强调逐日制定时间目标的计划,并将有限的时间和精力加以分配,争取更高效率;其缺点在于可能被当前事务所充斥,没有考虑活动本身在准则、个人使命、作用和目标上的重要性,比较容易因小失大。
  
  第四代时间管理的主要工具不是以日为计量单位,而是以周为计量单位制作包含日工作和月工作的统一表格。这一代时间管理的特点在于,以原则为中心,配合个人对自己独特使命的认知,兼顾重要性与急迫性。主张人比事更重要,强调进行个人管理,即将重心放在维持生产结果与生产能力的平衡上。
  
  二、时间管理的常用方法
  
  1.6点优先工作制
  
  该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用 5 年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业。艾维利因此获得了 2.5万美元咨询费。因此,管理界将该方法喻为“价值 2.5 万美元的个人时间管理方法”.
  
  这一方法要求个人把每天所要做的事情按照重要性进行排序,分别从“1”到“6”标出 6 件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推。
  
  2. 帕累托原则
  
  帕累托原则又称 80/20 原则,它是 19 世纪由意大利经济学家帕累托提出的。其核心内涵是,在任何特定的群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数。因此,只要控制具有重要性的少数因子即能控制全局。比如,总是那些 20%的客户为公司带来了 80%的业绩;世界上 80%的财富是被 20% 的人掌握着。该原则告诉我们,要把注意力放在 20%的关键事情上。
  
  根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:
  
  A.重要且紧急--必须立刻做。
  
  B.重要但不紧急--只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
  
  C.紧急但不重要--只有在优先考虑重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。
  
  既不紧急也不重要--有闲工夫再说。
  
  3. 有效的时间管理
  
  彼得·德鲁克认为,有效的管理者知道时间是一项限制因素。任何生产程序的产出限度取决于最稀有的资源;而在我们称之为“工作成就”的生产程序里最稀有的资源就是时间。
  
  但是在上述资源中,人们最不擅长管理的就是时间。德鲁克认为,管理者要有效地管理自己的时间可以采取以下途径:
  
  记录自己的时间,看自己的时间都花在了什么地方,看自己到底有多少可以自我支配的时间;删掉那些根本不必做的事情和做了也无法达成结果的事情;学会授权,不要事必躬亲;尽量少开会;看自己能在多长时间里集中精力,将这段时间作为自己每次工作的时间限度;在集中精力办事时,必须设法消除一切干扰因素;将零星时间集中成“整批时间”使用;每天早起,做一些重要的事情,而不要将这些事情放在晚餐后。
  
  4.GTD
  
  GTD 是“Getting Things Done( 完 成 每 一 件 事)” 的缩 写。 来 自 于 David Allen 的 一 本 畅 销 书《Getting ThingsDone》。David Allen 认为,压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积所造成心理的焦虑和抵触。我们要做的,就是逐一清点大脑里的这些事务,将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中;随后对这些事宜进行整理并安排好下一步的计划,最终付诸行动。GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。
  
  第一,收集,即把所有在脑海里浮现的信息(任务、想法、项目等)记录到收集箱中,比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等,把你的工作从大脑里面清空出来,记录在可以看到的地方。
  
  第二,整理。将未尽事宜放入收集箱之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空收集箱。将未尽事宜按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类;而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对则下一步行动进行组织。
  
  第三,组织。组织是 GTD 中最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织和对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为等待处理清单、未来处理清单、下一步行动清单。等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作;未来处理清单则是记录延迟处理且没有具体完成日期的未来计划等等;下一步处理清单则是具体的下一步工作。
  
  第四,回顾。回顾也是 GTD 中的一个重要步骤,一般一周一次,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,以确保GTD 系统地运作,此外在回顾的同时还需进行未来一周的计划工作。
  
  第五,行动。随后可以按照每份清单开始行动,在具体行动中需要根据所处环境、时间多少、精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项开展行动。
  
  三、电子工作日志让时间管理更高效
  
  在当今社会中,科学技术的第一生产力作用日益凸显,而信息科学技术作为现代先进科学技术体系中的前导要素,极大地改变了整个社会的运行方式。越来越多的企业开始探索如何利用信息化手段提高企业的管理水平,优化管理者和员工的工作模式。
  
  工作日志是一种非常好的时间管理工具。传统的纸质工作日志写起来不方便,查起来不容易,记不记不知道。通过信息化手段使工作日志电子化,可以让个人的时间管理更加灵活、更加有效。目前,现有的电子工作日志基本只有录入工作总结和工作计划的功能,界面大都是表格录入方式,只能单机使用,少部分可以联网使用的也只能查看自己的日志,无法做到和他人信息的交流传递与知识共享。云南省烟草公司昆明市公司在电子工作日志系统建设方面进行了创新性的探索和实践,让工作日志随处可写、随时可查,并可作为绩效考核的评价依据之一,从而帮助管理者和员工做好个人时间管理,为企业创造更大的效益。
  
  云南省烟草公司昆明市公司的电子工作日志系统其功能和应用高度体现了 PDCA 循环的思想。电子工作日志的“我的计划、我的总结、我的任务、我的心得”功能以及严格的电子工作日志查阅权限管理,能提高个人的自我管理和时间管理能力,自主性地转动 PDCA,从而带动企业内各级部门各自的和整个企业的 PDCA 循环,朝着企业的总体目标一同行进。具体而言,电子工作日志系统主要实现了以下功能。
  
  一是以书本翻页动画方式实现录入、查询工作日志的功能,让用户能方便,简捷的进行操作;二是用户录入个人工作心得体会后,系统自动把心得体会发布到知识中心,自动完成知识的沉淀积累和信息共享;三是上级可指派任务给分管的下级部门或员工,用户可随时查询与自己相关的工作任务进行情况和分派给部门或他人的工作任务的进行情况;四是实现严格的权限管理,上级可以查看所有下级的工作日志,下级可以查看上一级的工作计划;五是工作日志统计功能,允许通过选择(部门、日期)来统计查询工作日志的填写情况;六是工作日志的导出功能,支持将个人的工作日志导出成 word 文本;七是工作日志的点评功能,被点评的工作日志可以提醒通知被点评人;八是支持对任务指派的完成、反馈时间的处理效率对比。
  
  编制工作计划(P)的方式有两种,一种是上级向下级分配任务的方式,另一种是管理者和员工自己编写第二天的工作计划。在工作过程中,每个管理者和员工每天都会及时记录当天工作的执行情况(D)。上级查看下级的工作日志,可随时对下级的工作执行情况进行评价和考核(C)。管理者和员工在每天的工作之后,还要及时总结工作中的经验教训,记录工作的心得体会,并将这些隐性知识沉淀为显性知识,从而实现工作的持续改进(A)。管理者和员工在使用电子工作日志过程中,逐步养成自我时间管理的习惯:在编写第二天的工作计划时,可详细思考明天的时间用在哪里;在每天的工作中,可随时记录时间花在哪里;在每天的工作之后,还要总结分析时间运用如何、以后如何改进。这能帮助管理者和员工不断完善自我时间管理,并充分发挥有限时间的最大效益。此外,通过“电子工作日志”工具,上级不仅能即时了解下级每天工作的具体情况,还能全面掌握下级某段时间工作的整体情况,这为上级对下级的管理和考核提供了客观、有效的依据。
  
  加强上下级的双向沟通也是“电子工作日志”的重要功能。上级不仅能了解下级在想什么、做什么,还可对下级的工作进行及时的指导和评价。下级通过查看上级的工作计划,也能明白上级在想什么、最近有什么动态,从而更好地理解上级的指示和要求,更好地开展工作。
  
  电子工作日志系统的研发,对昆明市烟草公司现阶段培养管理着和员工的自我时间管理,形成“安排的工作立即办、重要的事情优先办、琐碎的工作积极办、所有的工作认真办”的良好习惯起到了非常重要的意义,为打造高效而规范的组织内部管理模式提供了有力的信息化支撑。
相关标签:时间管理
'); })();