连锁超市固定资产的实物管理和会计核算

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论文摘要

  固定资产的管理分为实物和会计核算两个方面。实物管理的重点是集团总部集中统一权限、科学的分类与编号、有效利用闲置设备、加强盘点等。会计核算管理的重点是统一折旧标准、规范门店之间设备调拨的账务处理、一些特殊设备会计记录的特殊性、加强内部监控、计提减值准备等。这些可以使企业的会计报表更加具有整体性,在编制合并报表时简单、正确,突出企业集团的特征,不会因为固定资产的内部调拨而使得账务混乱。

  一、集团型连锁超市的固定资产

  (一)超市固定资产的特点

  超市的固定资产除了拥有与一般企业差不多的电脑、车辆、冷库、冰柜外还有一项数量多、单价低却又不可缺少的存储用具--货架。货架相对于其他固定资产而言,具有单价低、数量多、易拆装等特点,是超市固定资产中特殊的一类。如果不是超市的经营特色,货架是不会作为固定资产来管理的。因为一组货架由数层货架组成,而一层货架又是由许多配件组成,这些配件又容易拆装组合,十分零散、繁琐。一家超市经过格局调整后,往往与账面记录很难一一对应起来。

  (二)固定资产管理的意义和内容

  固定资产是影响企业生产能力的重要因素,是企业主要技术的物质基础。由于固定资产管理涉及面比较广,应在集团总部专门设立“设备管理部”,负责集团固定资产的购买、调拨、报废等工作。设备管理部应和财务部共同努力,互相配合,做好固定资产管理的工作。当前,企业设备管理工作的主要内容有如下几方面:保证固定资产的实物形态完整和完好,并能正常维护、正确使用和有效利用;保证固定资产的入账价值合理、完整和正确,及时做好其清理、核算和评估等工作;重视提高设备利用率与经营效益,确保资产的保值增值;强化设备资产动态管理理念,使企业设备资产保持高效运行状态;积极参与设备及设备市场交易,调整企业设备存量资产,促进全社会设备资源的优化配置和有效运行;保护企业固定资产安全,资产的减少必须有相应的审批手续。在经营活动中,企业应避免固定资产遭受损失。

  二、集团型连锁超市固定资产管理

  (一)实物管理方面

  1.固定资产的采购、调配、报废由总部集中统一审批,各下属门店具体操作。也就是总部是决策者,下属门店是操作者。固定资产的审批权限集中在集团总部,是因为下属门店只知道自己本身的情况,而对于其他门店的情况不了解,对于公司的一些发展战略也不是很清楚。比如,有一家超市需要冷库,而此时公司另一家超市马上要关闭,如果购买新冷库的话,关闭门店的旧冷库则就闲置了,就会造成不必要的浪费。

  集团型企业在采购中有很强的优势,利用好这些优势是集团型企业管理产出效益重要途径,统一谈判、采购则是最能体现这一优势的方法。通常,购买1台电脑时厂家一般不会让价,购买5台时则可能会打折扣,购买100台时把你视为皇帝,更不用说整个集团有可能要购买千台、万台了。带着这样的一个数量优势去和设备供应商谈判,在价格方面绝对是低的,并且可以使设备供应商的返利收入集中在总部,防止下属门店利用返利收入设“小金库”.如联华超市股份有限公司1台冷柜的价格是该设备批发价格的6折,并且在第二年价格可以重新再协商。在采购上的价格优势可以使集团企业每年节约成本近千万。集团总部应有每家门店固定资产的使用情况,对一些不需用、停用、损坏的固定资产要及时处理。门店向总部提出固定资产的需求,总部根据其他门店的设备情况决定是购买,还是从其他门店调配,这样就不会造成资源的浪费。当门店需要报废一项固定资产时,总部应该派专业人员到现场查看,决定该设备是否应该报废。这样既可以防止设备轻易报废,又可以降低设备被秘密转移的风险。集团总部统一谈判、采购、调配、报废可以减少浪费以及防止门店舞弊,同时对外也可提升企业品牌。分散与统一好像就是一根手指与一个拳头的区别。所以,集团型企业在固定资产管理的重点是统一权限。

  2.对固定资产进行统一分类,结合公司连锁特点进行固定资产编号。编号是企业内部管理的一个重要基础,企业对许多东西都进行编号,如产品编号、供应商编号、职工工号等。一个科学的、简明的、符合企业特色的编号将对今后的管理起到事半功倍的作用。

  企业的固定资产一般是按经济用途来分类。按经济用途可分成:房屋、建筑物,动力设备,传导设备,工作机器及设备,工具、机器及生产用具,运输设备,办公设备等。超市是商业性质的企业,工业设备较少,即使有加工场所(如生鲜配送中心)也属于特例,不在本文探讨范围内。超市可以将固定资产按以下类别分类:房屋及建筑物、运输车辆、机器设备、办公设备、其他设备(如货架)。

  上述分类只是固定资产的大类,这种分类在年度审计时编制会计报表附注时比较简单。企业应予以细化,在大类下再设置中类、小类。一项固定资产的编号应由5位数的类别码以及流水号组成。如:某冷库的编号是30101SH000001,其中3表示大类(机器设备),01表示中类(冷库),01表示小类(移动冷库),SH000001表示流水号(上海第一台)。由于现在集团型超市遍布全国各地,为了不使流水号位数过长,可以在前面加一项地区的标记。

  3.由于货架实物形态的特殊性,对货架进行特殊编号以及拆零管理核算。货架是超市固定资产中的特类,一组货架由搁板、网片以及支角组成。货架具有多组件、数量多、单价低、易拆装的特点。如果按安装好的货架来编号,等到拆除后从别的货架取零配件重新组装的话,那编号就不适合了,而重新编号的工作量太大。笔者认为,应该对货架进行组件的分类,不编流水号。盘点时核对的是相应的组件数量,而不是核对多少货架(层),报废也一样。

  4.有效利用好闲置资产。现代企业兼并、并购的行为经常发生,而集团型连锁超市经常会购买一些弱小的超市企业,或者与对方合资经营。合并方根据自己的经营战略会对这些门店进行调整,关闭其中一些门店,而这些门店的固定资产就暂时成为闲置资产。对于闲置设备应该单独设立实物台账,一些专业设备如冷柜、电脑等应有专门存放地点与有专人保管。因为一项设备在不使用时容易使内部零配件老化,在需要新增设备时,应该先从闲置设备中调配,再从其他门店调配,最后再考虑购买。对于闲置资产应该经常检查,如有严重损坏不可修复或修理价格较高的设备应及时进行报废处理。一家企业完全没有闲置的设备是不可能的,短期、暂时闲置的设备是正常的,而长期闲置的设备应该及时清理。

  5.固定资产定期盘点制度。企业至少在每年年末应对企业所有的固定资产进行一次大盘点,当某家超市门店的管理者离任时也应进行盘点。由于设备盘点一般不能影响正常营业,盘点时间大多数安排在白天,集团总部应派人亲临现场,一方面起到监盘作用,另一方面对一些特殊的固定资产如货架进行指导。盘点后应编制实物与账面对比表,发现的问题应及时解决。对于盘缺的固定资产第一责任人应该是负责该超市门店的管理者。

  通过盘点可以发现平时管理的不足之处以及被掩盖的事实。造成账实不符最大的原因是单据与实物流转时间的差异,有时设备已调走而单据未转移到相关记账部门,有时从供应商购买新设备,单据先到而设备未送到,对于时间性差异只要查明原因做好调节表即可。而对那些被私自转移、被偷的设备则要追查到底,落实到个人,牵涉到犯罪的要送交相关司法部门。

  (二)会计核算方面

  1.统一折旧方法、年限、残值率

  《企业会计制度》规定,企业应根据固定资产的性质和使用方式,合理确定固定资产的使用寿命和预计净残值,并根据科技发展、环境及其他因素,选择合理的固定资产折旧方法,并按照管理权限,经股东大会或董事会批准,作为计提折旧的依据。虽然连锁门店都是一样的超市,但集团总部下属还有许多家公司,这些公司分别拥有、管理自己的超市门店,架构犹如金字塔。如华联超市股份有限公司按地区划分下属公司:上海华联、宁波华联、江苏华联等。

  这些公司都是独立法人,都可以自己确定固定资产的折旧标准。据此,集团总部财务部应对集团固定资产的折旧方法、年限、残值率等方面统一规定。

  无论是统一法人还是不同法人,只要是集团的下属超市,统一执行集团的经营策略,固定资产在使用方法上都应大体一致。由于同一种固定资产的使用寿命、预计净残值都差不多,这就为统一年限和残值率提供了事实依据。统一的折旧方法方便了集团编制合并报表,并且有利于对下属各公司固定资产使用效率进行分析。统一了折旧标准后,对一项资产而言,无论是在同一法人的门店使用,还是在不同法人的门店使用,只要是在这个集团内部使用,其在账面上反映的价值以及折旧费用都是一样的。这样,既突出了集团整体,也方便了门店之间按账面价值进行设备转移的记账。如果折旧标准不一致,就会造成同样的设备,同样的已使用年限,不一样的净值,会造成不必要的麻烦。

  2.规范集团下属门店之间固定资产调拨的账务处理

  (1)同一法人门店之间固定资产调拨应该按照账面价值入账,不产生损益。对一个法人而言,一项固定资产从一家门店调拨到另一家门店,只是存放地点发生改变,而不是不同公司之间的固定资产买卖。这种账务处理是符合税法要求的,也是符合法人作为一个经济实体要求的。如果不按账面价值转移,而是按其他价格转移,那就会产生损益,如产生收入则是虚增收入,产生支出则税法通不过。所以应按照账面价值转移,并且原值,累计折旧及月折旧额不变。这是为了保持会计记录的一致性和查询的方便,也符合按历史成本计价的原则。

  (2)不同法人之间固定资产调拨按照账面价值入账的账务处理。由于集团采用统一采购,统一折旧的标准,同样的固定资产(原值,使用时间一样)在不同公司的账面价值应该是一样的,所以不同法人之间的固定资产调拨按账面价值入账是公平的。设备入账时,按原来的原值、累计折旧入账,按相同的折旧标准计提折旧。《企业会计制度》规定,购入固定资产按购买价格作为原值,按剩余使用年限计提折旧,这里的做法有些不同。因为对于整个集团而言,这种做法是有利于保持整体性的,不会由于固定资产的调拨而造成原值与累计折旧的减少,也加强了会计报表的严肃性。

  (3)不同法人之间固定资产调拨按照协商价值入账的账务处理。企业由于兼并等原因会有一些闲置设备,集团总部为了处理这些闲置设备,会调拨给一些新开门店。如果是同一法人,那就按账面价值入账;而如果是不同法人,则可以双方协商设备价格。协商价格是参照同类设备的价格,再根据新旧程度而计算出来,一般都低于账面价值。这时就作为固定资产清理和固定资产购入来进行账务处理。

  (4)固定资产调拨而发生费用的账务处理。设备在搬迁过程中会发生一些费用,如电脑,货架等会发生一些搬运费、安装费等;而大型的设备如冷库、冷柜、空调等会有移机费。《企业会计制度》规定,购买设备时发生的安装费、搬运费是作为固定资产入账价值的,如果按照这个规定账务处理的话,就会造成一项设备搬迁多次后,它的原值会越来越大,虚增了资产。笔者认为,由于固定资产调拨而发生的费用不能资本化,应计入当期损益,这符合稳健性原则。而费用由谁来承担,一般是由调出方承担。因为对调出方而言,调出设备减少了折旧;对调入方而言,如果购买新设备的话,那些运费,安装费是可以不发生的。

  3.对一些特殊资产(如货架),可拆分的资产(冷柜)账目记录的要求

  在前文已提到,货架作为一项特别的固定资产,企业应该按它组件的名称与数量记账,不应该以一节或一层货架作为记账单位,当发生调拨,报废时也以它的组件来记录。超市里使用的冷柜是由压缩机、冷凝器和陈列柜组成。这3样设备单价都很大,在账簿中应该分别反映。因为有时1台压缩机可以和几个陈列柜组合,冷凝器也是如此,不分别记账当发生重新组合时会很难进行账务处理,并且如果发生报废或调换其中一部分,不单独记账的话也会很难进行账务处理。

  4.加强内部控制,防止集团内部舞弊行为

  集团型公司总部拥有整个集团的固定资产谈判权与购买权,如果没有一套完整的内部控制程序,会滋生企业内部蛀虫。集团管理高层应该结合集团自身的特点和规模,建立符合现代企业管理内部控制的整体框架,符合企业实际情况的内部控制流程和程序。笔者认为,以下是企业内部控制的具体着眼点。

  (1)董事会应为企业聘请具有较强管理能力、业务能力、较高职业道德素质的管理人作为企业各部门负责人;建立一套实际可操作的、有效的能约束、监督与激励各个部门的内部控制机制,从企业经营决策的源头加以控制。

  (2)集团总部培训部应定期对一般职员、员工进行培训,灌输现代经营理念,培养一支积极上进的人力资源队伍。良好的人力资源队伍可以使内部控制得到“理解”和全面贯彻。这样,让集团每一名员工都能理解集团的内部控制体系,内部控制体系可以全方位地引入到每一家超市门店中去,做到内部控制不再只是“老板”的事,而应该是企业全员参与的过程,每项成本、费用等指标都应有账可查,有人控制。

  (3)设立良好的控制活动。控制活动是确保管理者的指令或意图得以实现的政策和程序。控制活动包括授权、核算、验证、调节、复核营业绩效、保证资产安全以及职工分工等多种活动。笔者认为,在内部控制方面企业应将经营者所有重大经营决策和程序均以规范的“法律”形式予以制度化。各单位必须严格按制度办事,形成浓厚的严格内部控制氛围。

  (4)加强内部监控与审计。集团应单独设立内部审计部,审计部直接归董事会领导,向董事会负责,与其他部门是平级关系,进行独立的内部审计不受其他部门干涉。笔者认为,增强内部审计的独立性是一个比较重要的做法,将内部审计独立于被审计单位之外直接对董事会负责,从而使内部审计工作能顺利开展,并能保证审计结果的客观、公正。当然,企业也可以根据实际情况,借鉴国外的内部控制自我评价方法,即被审计部门按照规定定期编制内部控制自我评价报告,分析存在的问题并提出解决问题的相应建议。三、总结固定资产的特点是实物使用与资金分离,只有从实物与会计这两方面对其进行管理,才能合理有效地使用固定资产,提高企业的固定资产使用效率。上述内容是在集团型连锁超市固定资产管理上的重点,解决了这些问题,固定资产应该会得到有效管理。

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