会计档案管理工作中存在的问题与解决策略

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摘要

  随着社会经济的飞速发展和科学化档案管理体系的不断应用,档案管理工作已经逐渐进入一个全新的局面,档案的载体形式也随之逐步呈现出多样化的发展趋势。会计电算化档案管理就是顺应当今时代发展的一项有助于更好管理会计档案的新举措。一方面,了解和掌握电算化会计档案的应用特点对于更好地管理会计档案至关重要;另一方面,只有管理好电算化档案,才能充分发挥电算化信息系统在会计管理工作中的作用。

  本文结合国家相关的法律法规,总结了工作中电算化会计档案利用和管理的既有经验,分析、探讨了会计电算化在会计档案管理中的应用。

  1 会计电算化应用的重要性

  随着计算机技术在全球范围内的广泛应用和迅猛发展,会计管理工作也取得了长足发展。在当前云计算、大数据时代,各类财务管理软件推陈出新,会计管理工作的准确率、精确度都达到了前所未有的程度,工作效率呈几何级数增长,为政府财政管理及各类企事业单位的财务工作提供了有力的技术支持,极大地推动了社会经济的发展。

  2 会计电算化的发展现状

  2.1 会计电算化发展不均衡

  我国会计工作起步较晚,基础薄弱,会计制度还处于不断完善和规范的阶段,会计电算化的发展更是参差不齐,普及程度为发达地区明显高于欠发达地区,大、中城市高于中、小城镇,大型企业高于中、小型企业。会计电算化在各方面的不协调发展为统一、规范会计行业带来不小的阻碍,造成会计电算化软件市场发展不规范、不平衡,各类软件品牌、门类繁多,质量良莠不齐。部分软件开发利用率、市场覆盖率都不高,导致使用单位频繁更换的现象时有发生,造成资源的极大浪费。

  2.2 会计电算化专业人才匮乏

  我国的会计电算化软件还处于初级阶段,很多软件编制方对会计专业的了解不深,软件功能、操作性等还存在不同程度的缺陷;数据的安全性保护措施水平低,且缺乏统一的标准;相关的政策、法规不完善,思想观念落后;会计人员接受电算化培训的机会较少,且具体操作中缺乏对专业的应用。

  2.3 社会中介机构作用逐渐凸显

  随着社会主义市场经济的不断发展和企事业单位财会制度的改革,会计代理、委派逐渐兴起,会计师事务所、审计师事务所等社会中介机构逐渐介入各单位的会计管理工作,已经逐步取代了国际经济管理部门对企事业单位会计档案的监管。然而,当前我国的法律法规尚未明确赋予会计师事务所、审计师事务所和注册会计师监管企业会计档案的职责。

  3 会计档案管理工作中存在的问题

  虽然在社会主义市场经济不断发展的大环境下,会计档案管理工作正在不断走向规范化、标准化,但在实际档案管理工作中,还是存在一定的问题。

  3.1 顶层设计不够,制度体系不完善

  由于经济、社会等因素,我国会计管理工作起步相对较晚,会计电算化的应用更是处于初级阶段。具体表现为:①国家层面缺乏相应的顶层设计,会计电算化的应用和管理没有全国性统一的规范要求;②尚未建立电算化档案管理制度体系,对电子会计数据的收集、存储、分析、应用、维护等过程管理没有制度化的要求,在会计人员岗位责任制中也未涉及,更没有严格要求配备专业人员。

  3.2 思想观念落后,管理手段滞后

  在信息化时代,如果没有强有力的财务信息存储系统和便捷的财务档案调阅方法,为企业提供全面、及时、有效的财务数据就无从谈起。从经济主管部门到企事业单位,尤其是部门单位的财务管理部门,对会计电算化的快速发展思想准备不足,对软、硬件的资金投入不够,加之档案管理机构和部门对电子档案归档工作重视不够,缺乏专业业务指导,管理措施未形成系统;电子档案的形成和移交比较随意,电子数据、文件未全方位归档;部分财会部门未认识到建立完整的会计信息管理系统的急迫性和重要性;软件的更新及后期维护支持力度不足。

  会计电算化档案除纸质档案外,还应有大量的硬盘、光盘。这些磁铁性介质怎样归档、怎样保存?如何做好防潮、防尘、防病毒感染、防失密等方面的安全工作?这些都是会计电算化档案管理有待解决的新问题。

  3.3 人员素质不高,不能满足现实需求

  财务人员在除财务专业以外还应提高计算机水平,比如在大型企业需配备专业的计算机人员,不仅要精通计算机维护、网络维护,还要在财务软件的运用、维护及财务理论知识方面有较高的水平,在操作人员疏于备份时,能做到定期检查。企业对既懂会计管理,又懂计算机知识的复合型人才的需求与日俱增,需要我们予以足够的重视。

  4 会计档案管理工作中问题的解决对策

  为了更好地适应会计工作的发展需要,进一步提升电算化会计档案管理水平,我们应根据电算化会计档案管理工作的特点,做好会计档案的输出、存储、分析、利用等方面的管理工作。

  4.1 完善制度保障,建立标准体系

  加强顶层设计,从国家层面制订一系列制度要求和国家标准,逐步形成标准体系,推动会计工作的科学发展;建立健全会计数据的收集、处理制度,根据档案管理相关规定对会计数据的收集、处理进行必要规定,避免"胡子眉毛一把抓",提高数据的利用效率;建立电算化档案归档管理制度,对档案管理的全过程作系统化、标准化的规定,建立档案管理的统一体系;建立电算化档案分析、利用制度,规范会计数据的再利用。此外,还需建立电算化档案安全保密制度,详细规定档案存储、利用的安全性和保密级别等,确保数据的安全和有效利用。

  4.2 加强人才队伍建设,完善人员配置结构

  会计管理工作的成败在很大程度上取决于人为因素,也就是说,人才的培养和使用是起决定性作用的。计算机系统、网络技术是人类文明发展的又一个高级阶段,现有的计算机及网络人才层出不穷,这为会计电算化的发展提供了一定的人才基础。如何将这部分人才吸引并高效率引进会计领域,是必须考虑和大力发展的一项基础性工作。鉴于此,我们必须从两方面入手:①从国家层面做好会计电算化人才培养规划,在大中专院校开设会计和计算机融合型专业,培养出一批复合型人才,其中就包括会计电算化档案专业人才,通过专业、系统的学习,使他们既掌握档案管理,又精通会计业务。②全面实施会计电算化整体提升工程。从行业发展现状和会计队伍实际出发,在现有会计人员队伍中分层次、分阶段地开展计算机技能提升培训,尽量、尽快提升全行业电算化综合素质,为各类企事业单位建立会计信息系统创造必要的人员条件,以适应不断发展的现实需要。

  4.3 提升软件设计水平

  在如今网络技术空前发展和大数据时代背景下,软件的设计水平直接关系到财务管理、财务数据分析及综合应用。软件应当在权威会计管理部门、大型应用机构、部分中介组织的共同努力下编制,同时由政府主管部门在法律法规及标准体系要求下进行权威认证管理,从而使软件具备电子数据收集、存储、分析、应用、维护、安全性等全方位功能,促进包括会计电算化档案管理在内的会计工作更好地发展。

  5 总结
  
  综上所述,只要做好会计档案的输出、存储、分析、利用等方面的管理工作,会计电算化档案一定会在管理工作中发挥更大的作用,取得更显着的效果。

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