聘用制下高校人事档案工作主要问题与改进建议

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摘要

  人事档案管理工作,是组织人事部门工作的重要工作职责,是做好干部人事工作的基础和前提。规范人事档案管理,充分发挥人事档案在实际工作中的重要作用,对合理有效开发人力资源,更好地知人善任、选贤举能具有重要意义。高校人事档案工作是党的干部组织工作和国家档案事业的重要组成部分,是学校组织和管理工作的重要内容,全面、客观、真实地记录着学校全体教职员工的成长记录和综合信息。对科学地实施教学、科研、管理以及合理有效地开发高校人力资源,对更好地做到选贤举能和知人善任具有非常重要的意义,对做好高校人事档案工作具有重要的社会价值和时代意义。

  一、聘用制对高校人事档案工作带来了新挑战

  为促进高等教育的健康、深入和可持续发展,当前全国许多高校都进行了行政管理体制改革,以聘用制度为重点的人事管理体制改革是全国高校管理体制改革的一项重要内容。聘用制对高校人事档案管理工作产生了重要影响,致使高校人事档案管理工作面临着一些新的挑战。

  (一)对高校人事档案管理内容带来新挑战

  高校实施聘用制度后,便会直接造成学校员工身份的多样化,即正式编制员工、临时工以及聘用合同制员工等,而传统的管理方式并不能适应聘用制下的要求,这就给人事档案管理工作提出了较高的挑战。此外,人事档案的建立并不仅仅是对员工经历的重复性描述,而必须要能全面反应每个员工的岗位、等级、职责以及绩效考核等。而在聘用制下,各高校间的人才流动更加频繁,对人才的诚信要求也越来越重要,故而要求人事档案增加诚信内容,这增加了人事档案的内容,带来新的挑战。

  (二)对高校人事档案管理人员素质带来挑战

  在网络技术与信息技术不断普及的背景下,聘用制的实施不仅给高校人事档案管理带来了全新的内容和载体,还带来了更大的挑战。故而,高校人事档案管理人才应当不断加强自身档案管理知识的更新,努力提升自身计算机应用能力、外语使用能力以及管理学理论知识等相关学科的水平,丰富和扩展自身知识面,加快创新高校人事档案管理知识结构,并增强网络信息技术在档案管理中的应用。此外,高校人事档案管理人员还需积极对高校教师员工的流动规律进行一定的分析,树立起自身的服务意识和主人翁地位,并从当前人事档案管理工作中积极寻找可以提供信息服务的支持。

  (三)对高校人事档案管理工作程序带来新挑战

  在高校采取聘用制度后,其传统的人事档案管理步骤、程序也就无法适应当前高校档案工作的管理情况,而这主要体现在收集、整体、保管等方面。故而,在聘用制实施后,高校人事档案管理也出现了许多新的内容和特点。聘用制的实施改变了我国传统的人事制度,而这也加剧了人才间的竞争,当然高校在这样的激烈竞争中也更能够选择出优秀的人才,但也因此造成了高校人才流动的加快,人才的流动随之带动着人事档案的流动。而这就需要各高校档案管理部门与人才建立起有效的联系,进而保证人才档案的永久保存。换句话说,聘用制实施后我国高校的人事档案管理不再只是保管,更多在于利用,这也促进了我国高校人事档案管理模式的新转变。为此高校档案管理人员就需要不断加强自身素质,并采取多样化的档案整理与保管方式,进而满足人才流动的需求。

  二、聘用制下高校人事档案工作存在的主要问题

  (一)对人事档案管理重要性认识不够

  长期以来,一些人事档案人员对人事档案工作存在认识误区。一是一些单位领导忽视人事档案管理,在人员配备、硬件投入、日常管理等方面未给予足够重视和监管。二是部分档案人员责任心不强,认为人事档案管理只要"守好摊"、不丢失、不泄密即可,使得档案工作搁浅。三是高校教职员工虽然学历、文凭等整体都比较较高,但一些职工个人档案意识不强,认为此工作与自身关系不大,存在收集材料不配合,填写材料不规范等现象。这些认识误区导致此项工作长期处于被动应付状态。

  (二)人事档案管理手段和方法有限

  有的高校在管理中缺乏行之有效的制度和流程,管理手段较落后。一是管理缺乏宏观规划。工作任务、目标不明,不能很好地指导人事档案管理日常工作。二是管理过程不规范。对查(借)阅、收集、鉴别归档等基础工作制度不健全,执行不严格。三是缺乏动态管理机制。对工作过程中形成的材料更新不及时,未能及时客观反应职工工作状况。四是信息化程度不高。仅把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索、调阅档案等仍习惯手工操作,计算机的应用未得到充分挖掘和发挥。

  (三)多种用工形式造成管理盲点

  随着高校人员聘用制改革和人力资源的市场化配置,高校中在编人员、人事代理人员、劳务派遣人员多种用工共存现象日益普遍。相应的,其人事档案亦分别由单位人事部门及人才交流中心、劳动部门等中介机构共同管理。多主体、多部门的管理方式下,一些单位往往只重视在编人员档案管理,而忽视了人事代理、劳务派遣人员档案管理,致使管理衔接不畅,材料收集配合不力,给管理造成盲点,人档分离、弃档等现象时有发生。

  (四)人事档案利用水平不高

  就目前而言,绝大部分事业单位人事档案管理存在着重保密、轻利用的现象,档案服务开发意识较差。即使是利用,范围也有限,查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而且利用的方式也较单一,工作处于被动服务的状态。这种重管理、轻服务的现象,使得人事档案的利用价值较低,功能日益弱化。

  三、改进高校人事档案工作的对策建议

  (一)提高认识,加强对高校人事档案管理组织领导

  各高校领导应当将本校人事档案管理工作放在重要位置上,可以将其视作高校干部人事队伍建设的重要高度,并纳入到高校行政议事日程中。首先,高校人事档案人员的任用,应当保证专职专责,并实行责任所有制,将责任落实到个人头上,并尽快落实档案管理人员的政治待遇、经济待遇,消除档案管理人员的后顾之忧,使其能安心工作,尽职工作。其次,加大在档案管理经费上的投入,如要购进市面上较为先进和可靠的档案管理软件和计算机硬件,以实现档案管理的信息化,规范档案管理工作。最后,高校要设置档案管理工作巡视和监督管理人职能,不定期地对人事档案管理工作进行抽查、指导,对发现的问题应当及时上报并解决,以确保人事档案管理工作的顺利实施。

  (二)完善制度,夯实人事档案基础管理

  "没有规矩,不成方圆",一套完善规范的管理制度是实现高校人事档案管理质量的可靠保证。故而,各个高校应当结合自身的人事的来源、构成以及特点,对现有的人事档案管理制度进行完善,并狠抓落实阶段。而要想保证人事档案管理的规范性、完整性和真实性,就必须要做好档案收集阶段、鉴别归档阶段等基础过程的规范。这就要求高校要建立健全一套档案管理动态在机制,充分利用好计算机这一优秀的管理工具,进而提升档案管理的科学化和信息化。

  (三)加强沟通,规范流动人员档案管理

  除了要从内部做好人事档案管理工作外,各大高校还应当积极与当地人事管理部门交流与合作,尤其是要重视与人才交流中心等的沟通。并根据聘用制度下的各人事代理等流动人员人事档案的特点,积极探索出新的管理方法,并据此制定出通用的流动人员人事档案管理材料的收集、鉴别、归档、移交等制度。此外,在对这些流动人员的人事档案进行管理时,尤其要注重其品德、能力、绩效、廉政等方面材料的管理,以确保其档案的全面性和客观性,以便各高校人才的选拔与利用。

  (四)合理利用,拓展人事档案服务功能

  高校人事档案的管理,必须要严格遵守保密原则,并在此基础上将档案管理的被动性转变为主动性,并积极扩展人事档案管理的服务功能。如此,高校人事档案不再只是服务于高校干部人事选拔任用,而逐渐转变为高校人员入党、福利待遇、出国等的重要依据,并将其扩展到人才培养、调动人事工作积极性等功能。此外,还应当转变高校人事档案的传统利用方式,努力实现档案利用的信息化,将传统方式带来的大工作量和低效率转变成高效率、便捷化的服务质量。

  (五)加快实现人事档案的"四化"管理

  "四化"即现代化、信息化、法制化以及标准化。在聘用制度下高校人事的档案管理的高效性是实现高校人事制度改革的关键所在,而这就必须要不断推进高校人事档案的"现代化、信息化、法制化、标准化"管理。其中"现代化"管理指的是,要将计算机技术引入到人事档案管理中,改变传统人工操作的管理方式。例如,我国中组部便和中共深圳市委组织部人事中心研发了人事管理信息系统的软件,而这有利于高校建立人员信息库,提供便捷的档案信息服务。"信息化"指的是人事档案的管理要采用先进的技术手段,并建立高校人员信息数据库,以实现高校人事档案管理的信息化和科学化。"法制化"指的是高校人事档案的管理必须要遵守我国相关的档案管理法律、法规,以确保高校人事档案管理的合法化。"标准化"指的是高校人事档案管理必须要规范化。如,人事档案管理中的每份材料都必须要真实、完整,且具有规范化的格式,档案材料的表格设计要合理,材料的尺寸大小要合符规范要求,并最终符合国家档案管理的标准。

  四、结束语

  通过上文的分析可以看出,在聘用制下传统的高校人事档案管理工作还存在着或多或少的问题,但是在聘用制下,高校人事档案管理又充满了生机与活力。这就要求,各大高校要加大功夫去对高校人事档案管理工作进行探索。只要能在改革的浪潮下,把握好方向,并充分利用现代档案管理方法和手段,就能够破除高校档案管理工作存在的问题。

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