高职档案管理保密工作保密原则构建

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摘要

  当前高职院校对于档案管理的工作及保密工作还是比较重视的,同时也采取了适应的措施。但是,也有许多高职院校仍未意识到档案管理和保密工作之间的必然联系,对有关工作不够重视,缺少高质量档案管理的意识。特别是在新技术条件下,盗取信息的手段是越来越高,电子化档案在带来工作方便的同时也增加了管理的难度。在这样的背景下,加强高职院校的档案管理中的保密工作对于高职院校的改革、发展都具有十分重要的现实意义。

  一、高职院校档案管理的主要职能及现状

  档案工作是各单位发展的重要依据,它对于记载单位的发展历史、领导决策及开展各项工作具有十分重要的参考价值。高校的档案机构不单单是档案管理的行政机构,更要承担着对于档案信息资源的开发利用、学术研究等工作,可以说是学校文化资源的交流平台及信息沟通的桥梁。但是,和本科院校相比,我国多数高职院校档案管理方式、管理手段、工作观念等都比较落后。而且各大院校的发展水平、重视程度也不同,导致档案管理的水平也不一样。多数人还认为档案管理只是简单收集文件、保存文件、借阅文件等,有的时候,连档案查询的需要都无法满足,根本无法履行档案管理中的保密工作。

  二、当前高职档案管理保密工作所面临的挑战

  当前是一个网络化与信息化的时代,档案管理工作步入到了新的发展阶段,必须根据市场需求对档案管理工作进行相应改革,许多高职院校也顺应市场需求纷纷将档案管理工作转变成了信息化的形式。快速、方便、有效的信息化形式给档案管理工作带来便利的同时出现了很多安全方面的问题,保密性就是其中重要一环。高校档案涉及到学生隐私、学术安全等内容,档案管理的高技术以及开放的网络信息化等都对档案管理的保密性提出了不小的挑战。而形成这样挑战的主要原因有以下几个方面:

  (一)档案保密制度不健全

  新修订的《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)从2008 年开始发布。新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》(以下简称《保密法》)从 2010 年开始发布。国家行政管理部门加快立法步伐,制定了一系列法规、规章、规范性文件和标准,地方行政部门也随之结合实际出台了许多管理规定。但两者间没有必然的有效联系,缺乏档案管理工作中的有关保密规定,档案工作者与保密工作者在工作中遇到瓶颈,无法可依、无章可循,给管理工作增加了难度。

  (二)高职院校档案管理人员保密意识不足

  特别是在思想上,保密观念极为薄弱,有的认为在高科技时代下档案工作中很难进行保密管理,可以忽视。有的工作人员因为忙于琐事,对于相关专业知识更是了解甚少,新法律法规也没有时间去钻研。正是这种思想使档案工作保密性大大降低,甚至存在泄密的风险。

  (三)保密工作软硬件建设落后

  伴随着科技的高速发展,特别是传播手段的网络化与信息化,当前档案保密工作所要面临的挑战更加巨大。适用于高职院校保密安全方面的软件太省、费用太高,许多高职院校没有能力购买使用。同时因为高职院校保密工作经费投入少,更没有专项经费来支撑保密工作的开展,造成保密工作软硬件建设落后,为工作开展带来难度。

  三、高职院校档案工作中的保密原则构建

  保密工作历来是党和国家的一项重要工作,是党和国家事业的重要组成部分。高职院校的保密工作从校园维稳到档案资料的保密性,每一项工作都至关重要。因此采取一些相对有效的措施,为做好档案工作以及预防泄密情况的发生提供了有力保障。

  (一)加大法制建设并进行规范式管理

  档案保密制度不健全,适应不了《保密法》的要求,因此加大法律建设,根据法律来进行档案信息化的管理是信息化建设的重要基础。当前档案信息化已步入至一个关键时期,要在建设中不断去规范、优化,地方行政部门要及时拟定各类有关制度,让其规范并法制化,使得在工作中有章可循、有法可依,从而提升管理质量与水平。

  (二)加大档案管理人员的保密意识

  要想加大档案管理工作人员的保密意识,最重要的是要加大档案保密的法制类教育,学校领导干部也要充分认识到保密工作的重要性及复杂性。加大保密法制教育,提升涉密岗位工作人员,特别是年轻干部的保密观,要让他们学会怎么去遵守法律,怎样维护好法律,如何履行自己应有的义务。要以档案保密法律的宣传教育为重点,在校内都开设相应的讲座与培训,同时大力宣传,征订相关保密知识书籍,将优秀的保密"教师"请进单位,有效提高领导干部与涉密人员的保密意识,确保各项工作的密秘安全。

  (三)特别要做好涉密档案的科学管理工作

  《办法》中有如下规定,存放涉密档案要有专门的库房,同时其门窗是加固的,要配备好门禁、防盗门、红外感应器、灭火器、密码档案柜、碎纸机等设备,要达到相应的防水、防火、防虫等效果。同时,档案库房要由专门的人员负责,切实做好硬件设备的基础。以往工作中涉密档案文件分散不集中,调密不便,可按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台账和存放地点索引。密级档案应单份盒装保存。

  密级档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,做好档案保管期限与保密期限的区分。

  硬件设备基础打好后就要提升软件实力,软件实力主要指的档案管理人员的素质。这素质包括几个方面,如政治素质、保密素质、文化素质、业务素质等。同时,还要具有丰富的档案管理专业方面和保密方面的知识,因为只有这样,才能提升保密意识,才能快速的对业务进行研究,并独立处理各类问题,防止密级档案的泄密。并且,还要具有高度的敏锐性,时刻警惕。档案管理人员一定要有着强责任心以及高度的保密意识,对经手的事要做好、做细。定期开展档案、保密业务培训,夯实专业基础理论知识。

  1. 构建档案管理网络的安全体系

  为了要确保网络方面的安全,本着保密资料不上网,上网资料不涉密的原则,一般可通过隔断来自网络的各类安全类的威胁,例如防火墙系统的防护以及物理隔离这两种方式来实现网络方面的安全。同时各校要加大投入力度,根据自身情况安装适用的保密安全方面的软件,构建安全屏障,进行科学管理。

  2. 加大高职院校的档案管理

  做好档案的保密工作是推动档案事业可持续及健康发展的基本保障,也是促进高职院校教育体制改革以及教育事业发展的重要保障。涉密档案管理以及利用是档案工作的两项非常重要的内容,档案保密管理以及利用档案工作中的相互统一成一个整体。在传统保密观的影响下,档案工作中普遍存在轻利用但重保密的现象。这让很多档案被禁固了起来,久而久之就变成了没有任何价值的东西,导致了档案资源的过度浪费。做好高职院校档案保密以及利用工作,是做好档案工作与保密工作的重要一环。

  3. 做好审查工作

  有效的审查制度,将是做好保密与解密工作的关键。做好审查,科学而准确地区分、判定好档案的开放与控制使用,有利于档案工作的有效开展。及时解密,最大限度提供利用,该解密要解密,不该解密不解密,有利于保密工作的有序开展。

  四、结束语

  综上所述,在档案保密工作中,我们必须遵循适度原则,以科学态度处理各种实际问题,建立"秘密不泄露,信息服务不中断"的工作机制。档案工作人员要树立保密意识,加强档案和保密工作专业知识学习,以档案工作和保密工作相关法律法规及工作制度为依据,提升档案工作者法律意识和法律素质,依法保密,依法治密,杜绝有悖于法律法规的行为,并在此前题下做好开放档案的利用服务。伴随着科技的不断发展,高职院校档案保密工作也面临着更多的接点,这就需要我们的档案工作人员要转变观念、敢于创新,在大力推进档案信息化的同时更可安全运用现代技术与传统保密方式的结合,做好信息化环境下高职院校档案的保密工作。

  参考文献:
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