高校档案管理信息化建设的途径

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摘要

  在当前这个信息时代中,信息资源俨然成为了促进社会发展的一种经济资源,而作为重要信息资源之一的档案信息资源得到社会各界的关注和重视。尤其是各大高校加大了对信息技术的利用,为档案管理带来了诸多便利,同时也促进了档案管理的发展,推进了高校科研以及档案的开发利用等工作的开展。

  一、加强高校档案管理人员的信息化建设意识

  随着现代信息技术的飞速发展,不管是政府机关还是事业单位都开始利用办公自动化完成档案管理工作。信息技术下的档案管理和传统档案管理相比,在管理理念和管理方式上来说给传统档案管理带来了很大的冲击和挑战,将信息技术运用到高校档案管理中,不仅可以提高档案管理工作的效率,且对于进一步完善档案管理有很大的实际意义。高校档案管理工作主要涉及对学生相关档案、学校科技档案、教职工档案以及相关日常档案的管理。高校档案管理水平的好坏,也决定着高校的自我发展,对于高等学校来说,教学、科研、学生管理以及其他工作中形成的文字、图标以及音像等档案,这些都是反映高校发展的情况,高校真实写照的关键资料。由此看来,高校的档案管理工作涉及的项目较多、内容也较为复杂,而信息技术的引入不仅能够给档案管理带来便利,节省了档案管理的人力、物力以及财力,更是保障档案质量,为高校发展奠定基础的关键政策。
  
  而高校的档案信息化建设是否能得以顺利开展,大多取决于学校领导的重视程度,各个高校领导应充分认识到信息化档案建设的必要性与重要性,以"对历史负责、对现实服务、为将来着想"的原则为中心,推进信息化建设的进程。将学校档案信息化建设工作纳入学校工作中,进一步培养相关技术人才,保障高校档案管理工作的顺利进行。若要切实做好档案管理工作,就必须提高档案管理意识。高校可以通过相关手段和活动来增强档案管理员的管理意识,主要体现在: 加大宣传力度,通过举办丰富多彩的活动提高相关部门职工对档案管理工作的意识,使其认识到档案管理的重要性。一方面,主动为学校决策层提供有价值的档案数据,加深高校领导对档案管理工作的认识。另一方面,建立档案管理的奖惩制度,将档案管理的质量、效率与相关人员的年度考核成绩挂钩,调动管理人员的积极性和主动性。

  二、加强档案信息化管理的基础设施建设

  近几年来,很多高校开始走上信息化档案管理的建设进程中,为实现高校档案信息化,一是要加强档案信息化建设的基础。一方面,要强化档案库房的档案保存环境,为电子档案的保存与信息化的设备提供环境基础。针对新建的档案库房制定新的标准,加大其信息化的设备建设,针对已有的建房应着重其改造。对纸质档案的库房管理应保证温度和湿度以及防尘因素,为档案的保存提供良好的环境。对于信息化的档案管理,应加强对信息化设备运营要求的环境建设,对网络中心机房、服务器、电子档案库房等基础设施进行完善。包括一些基本的防静电设施、防磁等基本设施,更要完善防信息泄露以及保密技术等。
  
  而对已建成的库房和已有的纸质档案,一定要分区进行保存,做好功能型结构的改造,并逐步完善相应设施。二是对于档案信息化建设来说,网络环境是非常关键的条件,很多高校在这一方面做得还不够好,网络布线凌乱、设备共享度低、安全隐患多等现象非常普遍。所以,必须采取一定的科学措施进行改善。如针对布线系统进行综合优化,加大对硬件配置的投入,完善相关库房的消防安全措施,对于配电系统也要进行安全可靠、维护方便的改造。一方面,既要实现网络信息安全的综合防护,又要保证网络布线的规范有序。另一方面,对于设备的选择更是要保证其先进性和稳定性。除此之外,因档案管理工作的特殊性,其办公环境更不同于普通办公的要求。显然,信息化的建设改变了传统的档案管理工作方式,以网络办公化和作业为主,要做到的就是完善信息化建设的硬件与软件基础设施,优化高校档案管理工作的基本条件和环境,以促进信息化档案管理建设又快又好进行。

  三、促进高校档案规章制度的建立和完善

  对于多数高校来说,其档案管理基本由档案管理部门负责,虽然高校也制定了相关的规章制度,却没有明确档案管理的方案和手段,造成高校档案管理比较混乱。并且,因很多高校尚未有一个切合实际、具体化的档案管理制度,再加上职能部门对于高校档案管理需要收集的范围不规范,许多本应该纳入档案管理的信息和资料不能得到完整的保存,导致相关档案变动时,工作移交不清导致档案资源流失。同时,档案目录标准不统一,各部门根据自己的理解和使用习惯整理档案,导致学校档案最终方案目录不清,给查找带来了一定的难度。将信息技术引入高校档案管理,使得档案管理具有及时、方便、快捷等的优点,同时伴随着这些优点的问题就是档案管理工作必须要标准、统一和规范化。一是如果文件管理和档案管理是分离的,那么两者之间就会存在越权问题,尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。
  
  而在信息化建设的背景之下,档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是,信息化的档案管理以文件为单位,处理好的文件直接归档。因此,电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作,需要学校档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档,两者缺一的话,这个档案都是不完整的。而且在信息化档案建立起来的前端时期,就应该将管理工作延伸到设计阶段,系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。因此,学校必须制定一套标准,规范档案的管理工作。

  二是在业务流程和技术操作过程中,文件处理、归档和一些着录中都应制定统一的格式和标准,同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。同时,虽然信息化的档案管理很便捷,但也要由人来执行管理工作,这就要求提高管理档案人员的综合素质。高校必须明确好档案管理的岗位职责,从能力与责任上来完善队伍建设,出于岗位变动的考虑,要确保档案管理人员的整体水平,以提升档案管理人员的能力与知识,进一步提升其管理经验,增强责任感,扎实档案管理的理论基础与实践知识,以此来确保高校档案管理工作的队伍水平。

  四、结语

  总而言之,对于高校的档案信息化建设来说,高校档案管理人员一定要充分结合本校的实际情况,通过制定相关信息化建设的标准与相关制度规范信息化档案建设,加强信息化档案建设的基础设施建设,同时,提高相关人员的意识和档案管理工作人员的综合素质水平,促进高校档案信息化管理水平的提升,加快高校档案管理信息化建设的步伐。

  参考文献:
  [1]贾晓宇。 高校档案管理信息化建设的思考[J]. 赤峰学院学报( 自然科学版) ,2015.
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  [3]程玉敏。 论高校档案管理信息化建设[J]. 福州大学学报( 哲学社会科学版) ,2012.

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