微信技术在档案馆的运用探析

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  随着信息技术的发展,微信技术这样的社交媒体得到蓬勃发展,在档案资源的管理尤其是提供档案利用服务中也起到了很大的促进作用。

  微信是腾讯公司于 2011 年 1 月 21 日推出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序,微信支持跨通信运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费(需消耗少量网络流量)语音短信、视频、图片和文字,同时,也可以使用通过共享流媒体内容的资料和基于位置的社交插件“摇一摇”、“漂流瓶”、“朋友圈”、“公众平台”“、语音记事本”等服务插件[1].作为一款手机软件,微信与个人的信息紧密相关,尤其是运用了新媒体的智能手机能够随时随地上网,这是个人电脑所做不到的,也是近几年的趋势,而且微信平台相对于其他网络平台也具有明显的传播优势:

  微信的社交性能强,能够将兴趣爱好相同的群体集合在一起,非常迎合当今年轻人的社交需求,也是如今社交的一种新趋势,也正是微信为彼此造出一个全新的符合需求的社交平台。

  微信的信息传播功能丰富,可传播信息形式多样化。微信传播可实现双人对聊或多人群聊。传播成本低,微信用户的通信和通话费用几乎为只需消耗少量的网络流量。微信关系网的建立以手机通讯录和好友录为基础以相对私密的社交圈为用户奠定了牢靠的关系网基础,又通过“摇一摇”、“查看附近的人”等功能,不断地来辐射和拓展关系网。将其运用到档案中能够更好地依照满足顾客的需求来服务。可以结合半娱乐化手段来吸引更多的档案信息用户,微信的“公众平台”和“开放平台”在档案中也有很大的利用空间。

  微信在档案馆的应用,简而言之就是档案馆通过建立公众号推送一些相关消息被其他用户关注从而提供服务,并且用户可以与公众号进行对话和互动来获得一些用户感兴趣的信息,有助于打破档案“养在深闺人不识”的困境。目前,在继泰达档案馆设立微信公众号之后,已经有十堰市档案馆、仪征市档案馆、天津市档案馆等一批档案馆设立了微信公众号。作者也关注了十堰市档案馆,了解到,该微信公众账户是为了更方便地为群众提供相关档案服务而开启的,该微信公众账号主要提供的服务有:推送相关档案知识、发布最新十堰市档案馆活动、查询十堰市档案馆的机构设置及工作职责、查询现行文件、查询开放档案、查询地址及业务咨询电话。该公众账号经常会推送一些有关档案活动的一些文章,并且链接到十堰市档案馆的门户网站,可以按照输入序号的形式来查询可查询的档案。天津市档案馆的微信公众账号主要也是提供档案查询、利用等咨询服务,并且及时地推送有关档案展览、征集、讲座、培训等活动信息来宣传档案文化,相比较十堰市档案馆而言,天津市档案馆对档案文化的宣传要更多一些。

  档案机构通过微信,可以提高档案开放服务意识,满足人们对档案利用的需求。微信公众平台是一个互动性的信息交流平台,可以通过推送消息也可以与用户在线互动,满足了用户的档案信息服务需求。档案机构通过微信平台进行档案信息交流,通过微信查阅档案机构的档案信息发布,以获取有关档案机构信息收集等工作的最新进展,档案机构可以通过大量的嵌入式信息来弥补档案相关信息网站链接的缺失,使用音频档案的方式进行档案信息的发布,也可以通过微信推送档案信息网站的信息,直接获取网站的文件资料[2].不再受档案网站传统的获取信息的渠道限制,真正实现档案信息资源共享。

  档案信息可以通过用户的转发和评论,促使更多档案用户获取档案信息最新动态,扩大档案信息利用者的人数,满足用户的档案信息服务需求。微信是档案机构和外界的沟通平台,档案机构应派专门人士应对那些在微信上发布的档案信息进行收集和归纳整理,并反馈给技术部门,做好后续微信发布档案信息服务,通过这种方法可以及时发现微信发布机制的优缺点,并及时反馈给相关部门以确保良好的运行微信的环境,使档案信息服务的内容更丰富、更新颖、更准确、更时效。从而扩大档案信息的使用范围,进而扩展用户的档案信息服务需求。

  档案机构利用微信平台提供档案信息,是一种新型的档案信息服务方式。微信技术平台也能满足档案机构与用户之间的沟通交流服务,没有时间限制的广大用户都可以及时地获取最新的档案信息,微信也影响着档案机构信息服务方式。档案机构根据用户获取信息的途径来选择是通过电脑还是手机等互联网设备的方式,选择按公众平台或群聊等方式发布信息,按用户对信息发布的形式的需要来进行档案信息的宣传。并且微信的视频信息功能具备双向及多向意义交流功能,涵盖文字、图片、语音、视频等立体化沟通方式,无空间与时间限制,拉近人们沟通的距离。“耳朵听见说话”和“眼睛看见跃动的形象”对内心的冲击远胜过“屏幕上沉默的文字”.“信息的共享性是信息的一种天然属性。”微信是一个信息共享平台,同时微信具备信息传递的快速即时性特点,使得其使用者可以在几乎不受时间空间限制的情况下实现信息的共享,提高了信息传播的时效性,也提高了信息共享的深度和广度。档案机构可以在档案发布与传播中充分发挥其信息源的主导地位,从而使档案信息共享。微信还可以通过转发、评论等方式使更多的用户可以通过微信平台获取档案信息。微信平台提供档案信息咨询、档案展览、档案查询、档案学术交流等服务。

  任何事物都有两面性,微信技术在应用于档案中也不例外。主要问题有几下点:首先,微信技术的稳定性存在隐患,最能够引起广大微信用户关注的是在 2013 年 7 月发生的微信系统出现了崩溃,有很多的用户无法上线。到当天下午两点多,微信团队宣布恢复微信的所有微信服务,虽然相对来说问题解决比较及时,但是也说明了微信技术不稳定的问题。运用到档案机构中,会使得档案机构在运用公众账号时的操控能力比较低;其次,对微信发布档案信息真实性的质疑,这一点是由于网络的虚拟性所限制的,然而真实性又是档案最重要的属性,所以很难保证微信平台发布的档案信息是真实有效的;再次,微信上信息泛滥,如在用户开启微信状态下,用户所订阅的公众平台,用户所参与的“群”,“朋友圈”的不断更新,用户会收到各种信息,包含有益和无益的,有用的和没用的,影响用户心理和行为[6].很多无意义的、零散的信息可能会花费用户很多的时间,用户就很难会关注到档案公众账号的信息,这也对档案公众账号的编辑者有很大的挑战,如何让大家关注到并且能够看到推送的消息就显得尤为重要。

  综上所述,虽然档案馆(局)使用微信技术仍然存在很多问题,这些问题很大一部分是来自于微信本身,但是档案局(馆)仍将微信充分应用到档案信息服务中,发挥微信的优势,实现档案文化的传播,为广大用户提供更加优质的档案信息服务。

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