市政工作档案的现状与改进措施

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  我国的城市化建设随着经济发展水平的提升而不断地加快其步伐,市政档案也在这一过程中不断变迁和进步。随着城市化进程的加快,开展市政工程项目能有效促进城市经济发展,这与相关市政档案的作用分不开。档案作为市政工作展开的参考依据,能帮助市政工程的顺利实施规避风险。然而,我国当前的市政档案管理存在着一些问题,间接影响了市政工作的开展。本文主要探讨市政工作中档案管理存在的问题,提出解决对策,从而解决问题,以期更好地发展市政档案。

  一、市政工作档案的概况

  1.市政工作档案的概念和范围。市政工作档案是城市行政辖区内进行城市建设的规划、设计、施工、管理过程中形成的文字材料、图纸、图表、模型、音像资料等材料的总称,是城市建设各个方面的翔实记录。

  它主要分为:城市规划档案,包括城市基础设施档案、城市规划档案、国土整治规划档案;市政工程竣工档案,包括工业建筑工程档案、民用和公共建筑工程档案、交通运输工程档案、市政公用工程档案、水利工程档案、城市战备工程档案;市政管理档案,包括城市规划管理和房地产管理档案、市政公用设施管理档案、环境保护和卫生档案、园林绿化档案;市政技术档案,包括工程设计档案、施工技术档案、建筑材料和城建工业自动化档案等。

  2.市政工作档案的特点。首先,市政工作档案具有很强的综合性。城市作为一个综合体,市政工作是在这个综合体的基础上开展的,无论是城市建设的规划、施工阶段,还是城市管理和科研阶段,都需要与之相对的各个方面的资料作为依据,需要研究一个城市内部的诸多因素。因此,在利用市政工作档案时,应当充分考虑到它的这种特性,尽可能做到“面面俱到”.其次,市政档案具有较强的专业性。它涉及多个专业、多个学科,因此在对市政档案进行采集、处理加工时要考虑它的专业性,才能充分发挥市政档案的效能。再次,市政档案具有典型性,这也是档案文件普遍具有的特点。具体到市政工作档案,则体现在进行城市建设规划研究时使用的典型事例,这是最能说明这一问题。在这一过程中,对档案工作者的专业性要求很高。最后,市政档案具有成套性。一项市政工程往往有几百张,甚至上千张工程图,一个市政工程方案往往涉及几十个专业。对城市或地区的综合评价,需要大量的实物检验、观测和测量结果作为参考。从时间的维度上看,研究市政工作档案不仅要看现状,还要参照历史。因此,对市政工作档案的利用应当充分考虑它的成套性,在存储市政档案时也应当为成套的档案编制专题目录,以便调用查阅。

  二、市政工作档案的现状和存在的问题

  1.市政工作档案的现状。(1)利用对象多层化。市政档案管理工作的层次增加主要是由于利用档案的群体在逐渐增加。过去使用市政档案的大多是城市建设单位和施工单位,近年来随着人们对档案的重视度越来越高,更多的群体也加入到市政档案的利用中,包括小区业主委员会、物业管理部门、拆迁部门、律师、评估部门等。随着城市化的纵深推进,市政档案正逐步向更多有需求的群体开放,逐步成为与人民群众和市政工作人员密切相关的信息资源。(2)档案工作者高素质化。当今社会的信息技术、网络技术、计算机技术在市政工作中得到广泛运用。市政工作档案作为城市发展的翔实记录和缩影,在逐步发生着信息化的转变。信息化背景下的档案管理需要借助计算机、网络等媒介,因此档案管理人员要拥有多样化的档案工作操作技能,适应档案管理工作从纸质档案到电子档案,再到纸质与电子档案共存的过程。另外,为了实现档案信息化为社会提供广泛而便捷的档案信息这一目标,需要在信息化的建设过程中了解档案学的基础理论,档案管理工作者需要不断提高自身专业素养,加深对档案信息化的理论理解。(3)利用方式多样化。

  随着市政工作逐步向信息化和数字化发展,传统的人工查阅档案的方式已不能满足市政档案用户的需求。

  计算机网络技术的普及使用户可以多渠道、快捷使用档案成为可能。生活在信息时代的人们用网络查阅取代调档查阅,甚至可以足不出户直接下载到客户端,更加快捷、方便、简单、高效。利用方式的多样化主要基于市政档案载体的形式多样,不但包括传统的文字、图表形式,还包括城市模型、音像资料、实物等。这意味着,在存储和采集市政档案时要注意根据载体的形式特点,进行分门别类保管。

  2.市政工作档案存在的问题。(1)档案管理人员能力不足,普遍素质偏低。我国档案部门普遍存在现代高技术人才缺乏的问题,其中信息处理复合型人才更加缺乏。首先,大部分档案管理人员的现代科学技术水平低,计算机操作技能低,即使档案馆中配备现代化的管理设备也不能充分发挥作用。市政档案管理人员中很少有从事过档案相关科研开发和汇编的专业人员,对档案分类汇编和信息检索做得并不专业,这对市政工作信息的整合和开发、利用都是潜在的阻碍。其次,由于市政工程大多是大项目,内容庞杂,档案工作者的劳动量大,因为专业素养低而无法界定如何取舍价值不同的档案资料,这些或多或少会降低市政档案的价值。再次,档案部门和相关人员对市政档案的认识不足,不了解市政档案对城市发展建设的意义。一些企业和建筑部门上交的市政工程档案敷衍了事,或者彻底不上交,对档案的统一管理和后续工作的展开造成阻碍,归根结底就是没有意识到市政档案的重要性。(2)市政档案完整性差,质量参差不齐。市政档案的完整性取决于市政工程文件资料的形成状况。市政档案是市政工程在规划、施工、管理、科研等活动中形成的城市建设文件资料,它的形成是一个复杂且漫长的过程,任何一个环节出现纰漏都会对市政档案的完整性和整体质量造成影响。首先,最普遍的问题是市政档案资料的丢失遗漏。大部分市政工程项目的档案员是施工员兼任,专业素养低,对档案没有明确的采集意识和科学的采集方法,对于遗失的数据和材料等又没有及时找回,造成档案的残缺。其次,粗放式地接收档案资料。档案馆对市政档案文件一律接收,无论档案文件的价值高还是低,抑或是一些档案材料本身并不具备被馆藏的价值,造成人力、物力、财力上的浪费。(3)市政档案信息化程度低。这不仅表现在市政工作档案的管理上,其实,我国档案管理整体上存在着信息化意识淡薄的问题。这一方面是受客观物质条件的限制,大部分档案馆的硬件设施相对落后,不能达到完全信息化的标准,加上档案信息化过程中硬件和软件的配备需要消耗大量资金,管理技术的提升、管理系统和数据库的升级以及后期的安全性能维护都需要经费做保证,而经费的不足直接导致档案管理信息化程度低。另一方面是人员缺乏信息化意识,档案管理工作人员习惯于手动收集、整理和调用资料,信息化设备得不到充分利用。

  三、改进市政工作档案管理的对策分析

  1.完善市政档案监督管理体制,完善相关法律规章建设。首先,认清市政档案的监督管理工作有法可依,一系列的法律规章条例就是权威的执行依据,比如,《科学技术档案工作条例》、《关于加强管理城市基本建设档案的意见》等。档案管理机关只要严格依照法律条例执行管理任务,就能保证市政档案工作的制度化和常态化。其次,完善与市政档案相关的法规体系。《城市建设档案管理规定》是城市建设的基本法规之一,要落实到实际工作中,根据法规的总体要求制定详细具体的执行细则,使繁杂的档案管理工作不至于陷入盲目无序。最后,健全市政档案法律监督体系,对档案形成、移交、存档过程中存在的违法现象,严格按照法律给予惩处。只有强化档案管理机构的权威,才能让人们意识到市政档案的重要性,提高市政档案的效能。

  2.加强市政档案的信息化建设。明确市政工作档案信息化的目标,根据总体规划、分步实施的原则,从实现局部目标到实现全局目标、短期目标和长期目标,真正实现市政档案管理效益的最大化。信息化背景下的市政档案管理系统运用网络技术、分布式数据库技术、地理信息技术等搭建可供市政相关部门利用市政档案信息的平台,通过该平台对电子档案实时采集和利用,借助互联网发布市政档案管理信息。对市政工作档案进行信息化建设,应当根据市政工程各部门和参建单位的具体要求和智能,建立市政工作数据库、市政档案管理平台、市政工程网络系统。

  3.提高档案管理工作人员的专业素养,丰富档案的服务方式。首先,转变档案管理的工作方式。信息化背景下的档案管理需要借助计算机、网络等媒介,因此,档案管理人员要拥有多样化的档案工作操作技能,适应档案管理工作从纸质档案到电子档案,再到纸质与电子档案共存的过程。其次,为了实现档案信息化为社会提供广泛而便捷的档案信息这一目标,需要在信息化的建设过程中了解档案学的基础理论,这意味着档案管理工作者需要不断提高自身专业素养,加深对档案信息化的理论理解。而服务方式的增加,主要是指应当增加主动向利用者提供服务的方式,提前对利用者的需求做出分析、概括、总结,进行城建档案编研。最后,尽可能将市政档案的馆内利用和馆外利用相结合。馆内利用有利于档案保护和保密工作,馆外利用有利于市政档案的开放,这就要求档案馆在人员培训和档案馆建设方面加大力度,最大限度地将市政档案向外部打开,实现信息资源共享,增强市政档案的社会服务性。

  参考文献:

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