建立健全医疗仪器设备档案的管理机制

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  1 医疗仪器设备档案的管理现状

  现在,大部分医院医疗仪器设备现代化程度较高,设备的更新速度也较快,但是许多科室无临床技术人员、工程师编制;医工部门的自身编制不足;医疗仪器设备管理部门重复设置、责任不清;医疗仪器设备档案管理人员多为兼职人员;医疗仪器设备档案管理制度欠缺;加之医疗仪器档案资料信息面广,涉及的人员与部门很多。种种原因导致医疗仪器设备档案资料四分五裂、不统一、不完善,医疗仪器设备档案建立和管理滞后、体制僵化,管理人员存在传统惰性,还停留在经验管理阶段。为了提高医疗服务及设备使用和管理的质量水平,提高工作效率和工作的可连续性,必须建立全新的医疗仪器设备档案建立与管理机制。

  2 医疗仪器设备档案建立

  医疗仪器设备档案包括资料档案、计量档案和维修档案三个方面。

  2.1 资料档案包括:医疗仪器设备的考察报告、论证报告、投标书、外贸合同、海关报关单、商检部门的检测文件、免税证明、报价单、配置单、安装验收报告、合格证、彩页(catalog)、 技 术 参 数 资 料(Technical Data sheet)、Packing List、BILL OF LADING、Installation Instructions、User′ s Guide、Service Manual、光盘、软盘等。

  2.2 计量档案包括:医疗仪器设备计量检测记录、计量检定证书和计量检定合格证等。

  2.3 维修档案包括:操作检查步骤、使用操作记录、保养和维修记录、定期检测到的医疗仪器设备性能状态数据等。

  如何管好用好医院医疗设备,提高设备的使用率,减少设备的故障率,则必须建立较全面的设备技术档案,并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作,在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料,根据其维修记录,对经常出现故障的设备进行预防性维修,利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程,从而,减少了维修费用,缩短维修工时,有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料,主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据,此时,设备档案显得尤为重要。

  3 建立健全医疗仪器设备档案的管理机制

  医疗仪器设备管理是对医疗仪器设备物质运动形态和价值运动形态全过程的管理。建立医疗仪器设备管理机构,健全医疗仪器设备档案,合理编配档案管理人员和制定完善的档案管理制度是管理的重点。完整的医疗仪器设备档案是医院设备购置、更新、报废科学决策的基础;是解决设备纠纷的原始凭证;是效益分析的客观依据;是启动设备发挥功能的钥匙;是工程技术人员的得力工具和维修指南。

  3.1 确定医疗仪器设备档案的归档范围,健全设备档案

  根据医疗仪器设备档案的管理要求,结合医院实际,明确医疗仪器设备档案管理的归档内容。了解各部门、各阶段医疗仪器设备文件的形成规律,根据归档分类,分阶段有目的收集。医疗仪器设备档案管理工作应随着设备所处阶段的变化(考察-论证-购置-安装-使用-报废)而进行跟踪收集相关资料,不断健全和完善医疗仪器设备档案,使其结构不断优化。

  3.2 加强医疗仪器设备档案计算机管理的标准化工

  医疗仪器设备档案的收集、整理、完善、保存是一项任务重、工作量大而又慎密细致的工作,存在着资料管理的不完整性、任意性,资料查找的不方便性、盲目性等缺点。要改变运行模式,又要面对信息激增的挑战,最行之有效的对策就是采用以电子计算机技术和现代通讯技术为基础的自动化信息管理系统。标准化工作是医疗仪器设备档案计算机管理工作的基础和前提。我们要参照中华人民共和国卫生行业标准《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(产品、物资)分类与代码》(WS/T118-1999)和《设备管理实施细则》,把标准化工作做好做细,才能使计算机管理发挥信息交流、资源共享的作用,使医疗仪器设备档案的建立与管理机制更趋完善。

  3.3 管理的智能化

  充分发挥计算机管理的优势,建立医疗设备档案智能管理系统,医疗仪器设备档案管理员负责将医疗仪器设备档案定时分类地输入数据库管理系统,以便查询、统计和管理。

  通过 HIS 网络使不同权限的部门能够及时、完整、方便地查询、修改、删除医疗设备的原始档案和相关资料,从而使医疗设备档案的管理工作正规化、科学化、智能化、网络化。

  4 医疗设备档案管理展望

  大量医疗仪器设备的更新、引进、投入使用,医疗卫生行业信息化进程的加快 , 现代医院的医疗仪器设备管理要以医疗最佳服务质量和经济效益为最终目标,以最经济的设备寿命周期费用和最高的设备综合效能为直接目标。医疗设备档案的建立健全,管理的深化,从过去的手工记帐静态管理模式向计算机智能化动态管理模式的转变,全新的医疗仪器设备档案管理机制将使医院的各种医疗仪器设备的效能得到充分发挥,投资得到最佳的效益回报,更好地为现代化医院的发展提供有利的保障。加强医疗仪器设备档案的管理是医疗设备管理中的重要环节,是建立合理的运行机制将直接提升医院的医疗质量和技术水平的关键。

  参考文献
  
  [1] 黄瑞峰 .浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状及对策 .医疗装备,2007,(1):25-26.

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