企业档案鉴别工作中的问题与加强措施

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  当今计划经济体制转形为市场经济体制,许多企业由于缺乏竞争已破产倒闭,无留守人员,造成一些职工档案丢失;一些职工反映,他们在企业运营期间,因工资过低而外出打工,几年后回来在办理优惠证或办理退休手续时发现个人档案丢失;还有个别职工联系外调,而造成个人将档案丢失。这些职工到退休年龄无法办理退休,给个人造成了很大的经济损失。如何解决广大企业职工的切身利益,这就对企业职工档案鉴定工作提出了新的要求。

  一、企业档案鉴定工作存在的主要问题

  1.档案鉴别工作风险大,责任比较重。档案具有不可再造性,某一天一旦被无意销毁丢失,损失无法估量。实际生活中,许多大中小企业面临的库存档案矛盾再大,问题再多,与鉴别失误对比,所承担的责任还是要小许多;只要能把档案存放在库房里,档案管理人员才能安心。这不只是代表了一部分档案人员的心里,也代表了一部分部门领导的心里状态。正是这种不思创新的思想,直接决定着档案鉴别工作的进一步进行。

  2.档案鉴别标准缺少可执行性。在现实工作中,让人感觉到现实标准缺乏可执行性。一是产生工伤事故的企业职工个人档案,保存档案期限分为永远、长远、短期三个级别,大多数以每个人为一整套档案,一整套企业工伤职工档案最少一卷,最多几卷。档案鉴别工作人员很难在千百卷的档案中,选出即要到期的档案进行进一步处理完善,造成职工工伤档案的鉴别有许多错误产生。二是职工档案保存时间表规定概括性很厉害,这样档案人员理解的任意性加大,可执行性减弱。比如《仲裁档案管理办法》中明文规范了仲裁档案案卷的保管时间长短,但是在落实实际中,仅仅依照保存时间长短进行职式档案的鉴别与毁灭,而不思考档案仲裁有可能触及的本人原始档案、等待仲裁案件时效等问题,有可能造成误差。

  3.档案鉴别工作缺失管理,无约束条文。在我国当前管理档案法律条款中,没有人对已经过期很久档案、无人领取档案、已故职工档案不进行鉴别毁灭应追究相关责任人的条文法规,导致鉴别档案工作一直无法融到管理档案的计划之中。

  二、进一步做大做强企业档案鉴别工作几点意见

  1.档案鉴定工作程序化、制度化。做好大中小企业职工档案的鉴别工作,应从思想上加以改变,去出除只进去不能出去、多多益善的观念。鉴别档案管理工作融到日常工作步骤。每年开春时候,管理档案部门依据企业马上退休职工个人档案的实际情况,划分需要鉴别的范筹,逐一进行登记清点,分批次、找一定时间进行鉴别。对没人认领需要长时间期限保存的职工档案,在登记目录及案卷备注表中加以说明,进一步保留;对应即时销毁的职工档案,制定“销毁清单”一式两份,依照程序加以毁灭。

  2.制度完备,鉴别定时,鉴别依法。企业职工档案鉴别工作不能有任何的懒怠想法,要完全依靠《档案法》制定现代化企业职工档案鉴别工作,依据现代化企业变化和发展,不断进行加强和补充,成立由企业职工领导主管、专业人员、档案管理人员三为一体的鉴别小组,有规划、有组织、分批地定时开展档案鉴别工作。既使企业破产关闭,企业中的负责人也应该指派专人负责管理保存好职工档案,做到有据可查,有章可寻,让企业职工少走弯路,最大限度降低企业职工个人的失误。《职工档案补办丢失办法》明确要求:用工单位因保存、整理、利用、转送、事故、自然灾害、破产、改制等原因造成职工个人丢失档案,导致企业职工无法参加新的工作、退休、参加养老保险、子女参军等有关事情时,用人单位应及时到人社部门劳动关系科补办档案,能补办档案的,应遵循以下原则:

  (1)用人单位、用人单位主管局、保管档案单位或职工本人向当地人社部门提出申请,职工个人提供身份证及复印件、户口原件及复印件,人社部门劳动关系科予以备案;(2)用人单位、用人单位主管局、档案保管单位或个人申请补办手续;(3)补办丢失档案时想将职工档案补齐,或者将重要物件补齐。要件有:全民(集体)所有制合同书、工龄确认表、工资进晋表、劳动合同书、招工录用合同、下乡知识青年证明、入伍登记表、退伍军人登记表、专业技术人才评定表等材料原件及复印件。原件到本人招工原始单位、用人单位属地档案管理或其他相关单位寻找,复印件应该加扣单位存档公章。

  (4)档案重要物件无法补全的,由当地人社部门依照社会保障基本材料记录的资料为依据,出具相关证明,同时由用人单位、用人单位主管局或个人到本人户口所在地及地街道办事处开据无犯罪证明。

  3.提升档案鉴别人员整体素质。管理档案人员一定要有很强的责任心和严格的工作热情,熟悉掌握档案鉴定标准和专业业务知识,一旦发现个人档案丢失,企业应该立即通知个人。与此同时,单位和档案丢失人都应积极联系属地人力资源和社会保障行政部门,按照相关规定提交材料,补办档案。《职工档案管理工作规定》第八条明文要求:职工档案管理部门有义务保管职工档案;第十八条要求:企业职工本人调转、离职、解除劳动合同或被开除、死亡等,应该由原来职工所在单位在规定时间将其档案转交到新的工作单位或户口所在地的社区劳动保障部门。因档案记录和反映了个人经历和德才,不仅关系个人就业机会的取得、工资和社会保险福利待遇,而且关系到个人退休手续的办理和养老金的领取,所以档案一旦丢失个人将受到不利影响。就个人而言,只有尽快补办档案,才能保障自己的权益;就单位而言,一旦日后个人与单位就档案丢失一事产生诉讼,单位是否采取了积极有效的补救措施将是影响单位赔偿金额高低的重要因素。如果因单位过错导致个人档案丢失而发生诉讼,法院会综合考察单位的过错程度和个人的受损情况,酌情要求单位赔偿个人档案丢失赔偿金。

  4.严把档案工作的每个环节。企业职工档案应该有健全、完备的工作体制和工作保证。完备工作体制,就是要防止和杜绝工作的任意性和不确定性,强化法规、法律和规章制度建设,做到有法可依,有据可查。

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